Word 2003, fehlerhafte Übernahme v. Leerzeichen zw. Feldern

[Ralf Kurz]

Wir haben folgende Installation:

ACT!7 Professional V. 7.0.4.88. Auf den Clients ist MS Windows XP in Verbindung mit MS Office Word 2003 im Einsatz.

Die Felder in unserer Briefvorlage sind wie folgt angelegt:

<Anrede 0> <Kontakt>
<Anrede A> <Vorname A> <Nachname A>
<Straße>

Das stellt sich beim Erstellen eines Serienbriefs wie folgt in der Ansicht dar:

Herrn Peter Müller
Frau Luise Müller
Hermannstr. 12

Insoweit ist die Darstellung in Ordnung.

Die Probleme treten auf, wenn die Felder <Anrede A> <Vorname A> <Nachname A> nicht belegt sind.
Die leeren Felder müssten in der Darstellung, genau so wie die Leerzeichen zwischen den Feldern, im Brief ignoriert werden. Das war in ACT6 der Fall.

Das Leerzeichen zwischen den Feldern <Anrede A> <Vorname A> und das Leerzeichen zwischen <Vorname A> <Nachname A> wird in der Darstellung nicht ignoriert.

Die Darstellung im Brief ist dann wie folgt:
Herrn Peter Müller
__Hermannstr. 12

Die leeren Felder werden ignoriert, die Leerzeichen zwischen den Feldern werden aber in den Brieftext übernommen. Das führt dazu, dass in der Darstellung im Brief die Straße eingerückt dargestellt wird. (Die Unterstreichung ist natürlich im Text nicht zu sehen sondern dient nur zur Veranschaulichung der Einrückung). Es handelt sich um nicht sichtbare Leerzeichen die sich nur durch die Einrückung bemerkbar machen.

Bei hunderten von Serienbriefen kann das nicht jedesmal manuell korrigiert werden.

Im voraus besten Dank für eine rasche Abhilfe.

[Ingrid Weigoldt]

Hallo Herr Kurz,

daß ACT7 die Leerstellen zwischen nicht benutzten Feldern nicht aufgerückt, ist bekannt, das von Ihnen beschriebene Phänomen konnte ich jedoch bisher nicht nachvollziehen, da ich meine Adresszeilen immer komplett in der Datenbank habe und nicht aus Einzelfeldern zusammensetze.

Mit einer Test-Schablone konnte ich es jedoch sehen: sind tatsächlich einmal alle Felder einer Zeile leer, werden zwar nicht die Leerstellen zwischen den Feldern gelöscht sondern die Absatzmarke am Ende der Zeile - wodurch die nächste Zeile scheinbar auf- und einrückt. Tatsächlich sind die Leerschritte noch vorhanden (man muß sie nur einblenden lassen in Word), doch sind sie so schlecht zu finden/zu beseitigen.

Folgenden Trick könnte ich Ihnen vorschlagen:
Geben Sie zwischen den Feldern und am Ende einer zusammengesetzten Zeile, die leer bleiben könnte, jeweils einen geschützten Leerschritt ein (SHIFT+STRG+Leertaste, Zeichen ähnlich wie °, jedoch nur sichtbar wenn eingeblendet). Das verhindert auf jeden Fall, daß die Absatzmarke gelöscht wird.
Nun würde zwar in Ihrem Fall eine leere Zeile übrigbleiben (gefüllt mit 3 geschützten Leerschritten und sonst nichts), aber die könnte man ja Suchen und Ersetzen lassen durch Nichts im fertigen Serienbriefdokument.
Und anschließend könnte man alle einzelnen übrigbleibenden geschützten Bindestriche Suchen/Ersetzen lassen durch Nichts.

Einzige Einschränkung: Sie sollten im Text keine geschützten Leerschritte verwenden - die würden natürlich auch verschwinden.

Klingt vielleicht ein bißchen verrückt, würde aber einen sauberen Serienbrief (was Leerschritte und Absatzmarken nach leergebliebenen Feldern angeht) hinterlassen.

[Ralf Kurz]

Hallo Frau Weigoldt,

besten Dank für die schnelle Bearbeitung und Ihre Antwort.

Vielleicht können Sie die Sache eskalieren. Ich bin der Meinung, dass die Serienbrieffunktion sauber funktionieren muß. Wir benötigen die zweite Adresszeile, da wir immer mehrere Ansprechpartner haben und die Problematik sollte generell geklärt und der Fehler behoben werden.

Die Übergangslösung ist keine Lösung auf Zeit.

Besten dank für Ihre Mühe.

[Ralf Kurz]

Hallo Frau Weigoldt,

wir möchten von ACT 7 Prof. auf ACT 8 Prof. upgraden.

Ist mit dem upgrade auf ACT 8 das Problem mit der fehlerhaften Übernahme von Leerstellen bei nicht belegten Feldern in Serienbriefen behoben?

Betrifft das auch Kommas hinter nicht belegten Feldern, die ebenfalls fehlerhaft übernommen werden?

Bsp.:

<Sehr geehrter Herr> <NachnameHerr>,
<Sehr geehrte Frau> <NachnameFrau>,


Sind die Felder <Sehr geehrte Frau> <NachnameFrau> bei mergen des Serienbriefs nicht belegt erscheint der Brief wie folgt:

Sehr geehrter Herr Müller,
,

...also in der zweiten Zeile zunächst zwei Leerstellen, dann eingerückt ein Komma (das ist das Komma hinter <NachnameFrau>,

Für eine rasche Antwort wäre ich Ihnen dankbar.

Diese Info ist für uns ein entscheidendes Kriterium für ein update auf ACT8.


Viele Grüße

Ralf Kurz

P.s. Eigentlich hätten wir ein update von jetzigen Version 7.0.4.88 mit einer Fehlerbehebung erwartet, da eine fehlerfrei funktionierende Serienbrieffunktion standard bei einem Produkt wie ACT sein sollte.
In ACT6 hat es ohne Probleme funktioniert.

[Ingrid Weigoldt]

Hallo Herr Kurz,

leider, da hat sich nichts geändert!

Und prinzipiell würde das Komma in der zweiten Zeile nicht entfernt, selbst wenn die überflüssigen Leerstellen entfernt würden.

Ich habe mir schon lange angewöhnt, Briefanreden in zwei Feldern komplett einzugeben und mich nicht auf das Zusammenstückeln aus Einzelfeldern zu verlassen. Dadurch kann ich mir den Luxus leisten, das Komma in der 2. Briefanrede im Feld mit anzugeben.

[Joachim Haag]

Ich arbeite mit ACT 9.0 und hatte ein ähnliches Problem wie oben beschrieben:
Bei leeren Feldern bekam ich die Anzeige "[[ACTFIELD_DELETE_ME]]", bei gefüllten Feldern war alles normal.

Die Lösung war hier eine Reparatur (Start/Einstellungen/Software/MS Word ändern/reparieren) von Word.

Jetzt geht alles problemlos.
Aufrücken, wenn leer tut bei mir allerdings auch nicht
Gruß
Joachim Haag