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Hallo allerseits,
ich bin in den letzten Tagen von ACT!2000 auf Sage ACT! Pro 2012 Version 14.1.108.0 umgestiegen. Installation, Konvertierung, Neueinrichtung diverser Layouts und Berichte, bisher lief fast alles perfekt. Nun stehe ich vor folgendem Problem:

In 2000 wurde bei "Suche erstellen" aus der Aufgabenliste die Reihenfolge der Kontakte in die Kontaktliste übernommen. Der Ausgedruckte Bericht bei den Tätigkeiten listete die Kontakte in der Reihenfolge ihrer Bearbeitung auf. ACT! 2012 tut das nicht mehr, sondern listet die Kontakte alphabetisch auf. Dummerweise lässt sich die Reihenfolge der Kontakte auch über den Berichtseditor nicht in die Reihenfolge der Tätigkeiten bringen. Ich bin verzweifelt..... Wer kann helfen?
Gruß Gerd

Hallo Gerd,

daß ACT!2000 solches tat, kann ich nicht nachvollziehen. Ich bin erst seit ACT!6 "dabei".

Vermutlich haben Sie in ACT!2012 einen der mitgelieferten Standardberichte benutzt, und das sind alles Kontaktberichte, in denen prinzipiell erst mal nach Kontakt sortiert wird.

Abhilfe schafft folgender Trick: praktizieren Sie alle Kontakte in eine dynamische Gruppe: Kriterium ist hier, daß Feld Erstellungsdatum einen Wert enthält.
Über diese Gruppe machen Sie dann einen Gruppenbericht (müssen Sie am besten selbst erstellen, auch diese Standardberichte sind nicht besonders). Im Subreport für die Tätigkeiten sortieren Sie dann einfach nach Datum - auf- oder absteigend, so wie Sie das möchten.

Vermeiden Sie unbedingt die Hereinnahme von Kontaktdaten innerhalb dieses Subreports außer denen, die in "Gruppentätigkeit" angeboten werden (Firma, EMail-Adresse, geplant mit), alles andere brächte die Sortierung wieder durcheinander.

Kann sein, daß Ihnen Berichtserstellung in ACT!2012 gegenüber der in ACT!2000 erst mal spanisch vorkommt - es ist halt schon ein gewaltiger Spring in den letzten 12 Jahren passiert!

Liebe Frau Weigoldt,

vielen Dank für Ihren Hinweis, nur leider löst der nicht das Problem.

Wenn ich nämlich einen Außendienstler los schicken will, dann braucht der eben nicht nur die Reihenfolge der Besprechungen (Termine m. Datum und Uhrzeit), sondern auch eine ganze Reihe dazu gehörender Kontaktdetails. Und damit meine ich nicht nur den Firmennamen, sondern auch die Adresse, PLZ, Ort, Ansprechpartner, Tel.Nr. (für den Fall, dass er sich verspätet), KD Nummern und viele weitere kontaktspezifische Informationen, die ich mit Ihrem Vorschlag ja nicht in den Bericht einbauen darf, weil...."alles andere brächte die Sortierung wieder durcheinander."

Ich hab es dennoch probiert und habe festgestellt: Sie haben Recht.

Ihr Vorschlag bedeutet außerdem, das Pferd von hinten aufzuzäumen.
Ich brauche ja nicht einen Tätigkeitsbericht, sondern einen Bericht "Kontaktliste" mit einer Reihe von kontaktspezifischen Informationen, auf der ich die Kontakte in die Reihenfolge der zu erledigenden Tätigkeiten bringe.

Vielleicht hat noch jemand eine Idee?

Grüße aus dem sonnigen Berlin.
Gerd Döhling

Hallo Herr Döhling,

sollten Ihre Außendienstler allerdings über Laptop's verfügen, auf denen man u.U. eine ACT-DB laufen lassen könnte, dann wäre vielleicht für Sie ein Synchronisationskonzept die Lösung.
Was es in ACT!2000 noch nicht gab!

Liebe Frau Weigoldt,

Sie irren: Synchronisationsmöglichkeiten gab es auch schon über ACT!2000 via eMail, Modem oder auch gemeinsam genutzten Ordnern... Es hat funktioniert. Aber auch das löst letztlich nicht das Problem.

Es würde nämlich bedeuten, dass der AD bevor er zum Kunden reingeht im Auto den Laptop hochfährt, ACT! startet, einen Blick auf die Kontaktdetails wirft, sich die relevanten Informationen merkt um anschließend den Rechner wieder runter zu fahren. Danach geht er rein, präsentiert die Kollektionen, schreibt ev. den Auftrag und geht wieder zu Auto. Dort fährt er den Rechner hoch, startet ACT!, holt sich die nächste Adresse und fährt den Rechner wieder runter..... Keine Problemlösung!

Alternativ wäre heute die Nutzung von smartphones in Verbindung mit ACT! Connect. Aber mal von den Kosten abgesehen, gefällt es mir nicht so besonders, meine Daten einem "fremden" Dienstleister in die Cloud zu legen....

MfG
Gerd Döhling

Hallo Frau Weigoldt, Herr Döhling,

@Herr Döhling - kann Sie bestens verstehen....

habe seither mit ACT!6 eine Sortierung von Kontakten nach "letzter Besprechung" vorgenommen. Diese konnte ich in der Übersicht des Monatskalenders mittels SUCHE dann in eine .txt exportieren, mittels der ich einen Monatsbesuchsbericht nach Terminabfolge und der Plz, sowie Ort in Excel sortieren konnte.

Pro 2011 Vers.13 zerwirft mir die Reihenfolge total und ich komme nicht dahinter wie ich die Auflistung genau nach der Reihenfolge der abgeleisteten Termine sortieren kann.

Hallo thombo,

für einen "Monatsbericht" empfiehlt es sich, die Aufgabenliste zu verwenden, diese nach Datensatzverwalter und "Besprechung" und Zeitraum (letzter Monat) zu filtern.
Was in der Aufgabenliste nicht angezeigt werden kann: irgendwelche Adressdaten zu Kontakten oder Telefonnummern usw. U.U. wäre hier das Benutzen des Feldes "Ort" sinnvoll, da dieses angezeigt werden kann.

Die so gefilterte Aufgabenliste könnten Sie dann in ACT noch nach den von Ihnen gewünschten Regeln sortieren. Und dann per Knopfdruck (Export to EXCEL) nach EXCEL exportieren.

Übrigens: bei Sortierung nach Besprechungsdatum und Zeit erübrigt sich die folgende Sortierung nach PLZ und Ort, denn zu einer Zeit kann man ja schlecht an verschiedenen Orten sein. Oder?

Hallo Frau Weigoldt,

ich habe das mal nach der Aufgabenliste versucht. Das geht in der Tat so, dass die geleisteten Termine in der richtigen Reihenfolge angezeigt werden. Excel-Tabelle ist so dann auch eine feine Lösung. Stimmt

Allerdings benötige ich dann für die weitere Verwendung die PLZ und Stadt.....der Ort (bzw. die Inhalte) wird bei mir in der Liste gar nicht angezeigt. Wenn ich versuche die Spalten anzupassen, habe ich die erforderlichen Felder so nicht zur Verfügung. Kommen gar nicht in dieser Auswahl vor.

PLZ und Stadt sind im Grunde genommen die zwei wichtigen Felder, die ich frühers dann aus der Liste erhalten hatte und die für meine eigentliche weitere Verwendung die Entscheidenden sind.

Wenn ich die Sortierung "letzte Besprechung" verwende und dies auf einen Monat einschränke passen die besuchten Termine in der Summe der Dinge des Montas schon, aber die Reihenfolge ist komplett durcheinander. Das hilft mir so nicht weiter. (Dies war in ACT!6 dann stets richtig sortiert).
Die Reihenfolge der Termine macht für mich schon Sinn, da sich daraus durchaus andere PLZ und Orte ergeben, da es sich ja um unterschiedliche Termine (nicht zu einer Zeit, sondern nur innerhalb z.B. eines Monats) bei unterschiedlichen Kontakten handelt.

Hallo Thombo,

wenn Sie PLZ und Stadt in das Feld "Ort" einer Tätigkeit eingeben (ziemlich unten in der Eingabemaske), dann können Sie diese Information aber nach EXCEL transportieren!

Sorry, für die verspätete RA....

Das ist richtig so. Ich habe da nur ein großes Problem damit, dass ich dies ja von Hand eintragen müsste. Das ist bei ca 5500 Datensätzen und mehreren Terminen/Tag ja nicht prickelnd. Die Daten, die benötigt werden stehen ja zur Verfügung und machen da in den speziellen Feldern für die Suche auch Sinn. Komisch eben nur, dass in einer aktuelleren Version Abfolgen nicht mehr so zu machen sind, die bei einer Altversion problemlos realisierbar sind. Stehe da vor einem Rätsel.